Adgang til bestyrelsens dokumenter

Udlevering af referater fra bestyrelsesmøder

Andelshavere har ret til at læse eller få udleveret referater, bortset fra personoplysninger om andre andelshavere. Bestyrelsen har derfor pligt til at anonymisere sådanne oplysninger fra referater, inden de lader andelshaverne få indsigt i dem. Bestyrelsen må stille dokumenterne til rådighed for andelshaveren på den måde, der er mest praktisk for bestyrelsen, enten ved at fremsende kopi eller træffe aftale om tid og sted, hvor andelshaveren kan få adgang til dokumenterne.

Dokumenter på foreningshjemmeside

Der er regler for, hvilke dokumenter der må uploades til en foreningshjemmeside, særligt i det tilfælde, hvor hjemmesiden er offentlig tilgængelig. Her skal bestyrelsen have samtykke fra den enkelte andelshaver, hvis der af dokumenterne fremgår navne eller andre personoplysninger. Hvis bestyrelsen sikrer, at det kun er medlemmer af foreningen, der har adgang til hjemmesiden, kan der godt uploades dokumenter med almindelige oplysninger om medlemmerne, herunder navn, hvervsposter, mv., men ikke fx andelshaveres CPR-numre eller rent private forhold.

Fortrolige dokumenter

Som udgangspunkt har andelshaverne ret til indsigt i foreningens dokumenter, men udover at beskytte personoplysninger, kan bestyrelsen også afvise at lade andelshaverne få indsigt i bestyrelsens interne arbejdsdokumenter, fx interne drøftelser på e-mail mellem bestyrelsesmedlemmerne.

Klage

Hvis bestyrelsen nægter at give adgang til dokumenter, kan andelshaveren klage over bestyrelsens beslutning til generalforsamlingen, som er foreningens øverste myndighed. Hvis generalforsamlingen også afviser andelshaverens anmodning, eller bestyrelsen fortsat afviser at give adgang, kan andelshaveren gå til domstolene.